Kilometerregistratie

Automatische kilometerregistratie

Er rijden meer dan een miljoen auto’s in ons land die (deels) zakelijk worden gebruikt. En dat aantal neemt nog jaarlijks toe. Een gedeelte van die zakelijke gebruikers rijdt met de auto minder dan 500 kilometer per jaar privé. In dat geval hoeft daarover geen bijtelling betaald te worden. Hier staat tegenover dat u wel een sluitende rittenregistratie moeten kunnen overleggen aan de Belastingdienst. En laat dat nou net om veel tijd én een grote precisie en nauwkeurigheid vragen. Een foutje is menselijk en snel gemaakt. Helaas met torenhoge boetes tot gevolg. Steeds meer zakelijke gebruikers  – van zzp’er en mkb’er tot multinational – ontdekken daarom de mogelijkheden en voordelen van een automatische kilometerregistratie.

Offerte aanvragen

Nooit meer bijtelling

Kilometerregistratie wordt dankzij APS een eenvoudig klusje. Vanaf nu kunt u eenvoudig beschikken over een fiscaal sluitende rittenadministratie. Het ritregistratiesysteem APS Connect is namelijk voorzien van het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS) en voldoet daarmee aan alle eisen zoals gesteld door de Belastingdienst. Zowel de zakelijk als privé gereden kilometers van uw bedrijfswagen(s) worden nauwkeurig en inzichtelijk automatisch geregistreerd.

Advies van de Belastingdienst

De Belastingdienst legt – aan de hand van de ervaringen van een ondernemer met een eigen bouwbedrijf – de voordelen uit van automatische ritregistratiesystemen met een keurmerk:

Met APS Connect overlegt u dus moeiteloos een controleerbare en fiscaal sluitende automatische kilometerregistratie. Het maakt niet uit of u één bedrijfswagen heeft of beschikt over een uitgebreid wagenpark, het gebruiksvriendelijke APS Connect systeem is af te stemmen op iedere behoefte. Fiscale bijtelling voor uw bedrijfsauto’s? Dat is vanaf nu verleden tijd. Bovendien werkt het ontzettend gemakkelijk!

Hoe werkt het?

Bij het starten van de auto registreert de geavanceerde APS Connect-module de locatie met behulp van GPS-satellieten. Het voertuigvolgsysteem verstuurt de geregistreerde gegevens via een GPRS-dataverbinding (een uitbreiding op het GSM-netwerk, die nog sneller werkt). U kunt op een persoonlijke webpagina inloggen om direct de status van het voertuig, medewerker of materieel te kunnen zien. Ook draait hier u hier met één druk op de knop een gedetailleerde rapportage uit. Simpeler kan bijna niet. Dat bespaart u een hoop administratieve rompslomp én daarmee kostbare tijd.

De gegevens die automatisch geregistreerd worden in uw kilometerregistratie zijn:

  • Datum en tijd.
  • Adres van vertrek en aankomst.
  • Afgelegde afstand en gereden snelheid.
  • Reistijd en tijd op locatie.
  • Kilometerstand van het voertuig.
  • Zakelijk- of privérit.
  • ID of naam van de chauffeur.
  • Accuspanning en temperatuur.
  • Uitgebreide mogelijkheden op het gebied van geofencing (GPS afbakening)*.

*  Met geofencing kan een bepaald gebied afgebakend worden. Zo kun je aangeven waar voertuigen wel of niet mogen komen. Komt het voertuig toch buiten dat gebied – bijvoorbeeld in het geval van diefstal – dan wordt er een alarmmelding gemaakt. Ook voor de transporteur kan geofencing een handige toepassing zijn. Rijdt de wagen bijvoorbeeld een industrieterrein op, dan gaat er een melding naar de ontvanger. Deze kan zich dan voorbereiden op de aankomst van de vracht. Zo kent geofencing allerlei praktische toepassingen.

De voordelen op een rijtje

Naast een automatische en fiscaal sluitende kilometerregistratie (ook wel: automatische ritregistratie) die ervoor zorgt dat u geen fiscale bijtelling hoeft te betalen, biedt APS Connect nog meer voordelen: APS Connect is namelijk een volwaardig GPS voertuigvolgsyteem. Dat betekent dat u altijd én realtime zicht heeft op uw wagenpark. Onmisbaar in het geval van diefstal, veilig voor uw medewerkers én het stelt u tevens in staat om een betere logistieke planning van uw wagenpark te realiseren. Een win-win situatie.

Daarom kiest u voor het systeem van APS:

  • Betaalbaar, veelzijdig en gebruiksvriendelijk.
  • Nederlandse fabrikant en leverancier.
  • Standaard Europese dekking.
  • Automatische en professionele rapportages.
  • Privé/zakelijkschakelaar.
  • Identificatie van chauffeur middels RFID.
  • Altijd en overal realtime zicht op uw wagenpark.
  • Keurmerk RitRegistratieSystemen.
  • Modulair uit te breiden en voorbereid op gestaffelde bijtelling*.

* Met een gestaffelde bijtelling wordt er geen standaard percentage bijtelling meer betaald, maar gaat het bedrag afhangen van de hoeveelheid gereden privékilometers met de auto van de zaak. Worden er weinig privékilometers gereden, dan is de bijtelling lager. Volgens veel mensen is dit een eerlijker systeem. Deze verandering gaat er op termijn komen, maar gezien het een behoorlijke hervorming betreft, kan het nog zeker drie jaar duren (d.d. juni ’17) voor de gestaffelde bijtelling wordt ingevoerd. Toch zijn de systemen van APS – en u daarmee dus ook! – nu al op deze ontwikkeling voorbereid.

Offerte aanvragen

Rapportage per email U kunt een standaard, gedetailleerde of specifieke rittenrapportage dagelijks, wekelijks of eens per maand in Excel of PDF formaat per mail ontvangen.
Eigen gepersonaliseerd webportaal Met uw persoonlijk webportaal kunt van af iedere plaats met een internet aansluiting uw geselecteerde modules beheren.
Rapportage zelf downloaden Met deze module is het mogelijk om op een door u gewenst tijdstip een rapportage van een bepaalde datum of periode te downloaden in Excel of PDF.
Route en positie op de kaart Hiermee krijgt u toegang tot het Open Street Map kaart materiaal waarop u de positie en status van uw voertuigen en of gereden route kunt zien. Tevens heeft u de mogelijkheid om de positie te tonen met behulp van Google Street View.
Automatische Fiscus rapportage Dit is een rit rapportage conform het door de belastingdienst in het leven geroepen Keurmerk Ritregistratie waarbij het jaar afgesloten wordt met een XAR-file die u indien er een verzoek van de belastingdienst komt ter beschikking kunt stellen.
Rittenbeheer module Met deze module is het mogelijk om van een gereden rit de rit soort te wijzigen en of een gedeelte van de rit toe te wijzen als prive gereden kilometers, een geozone aan de rit te koppelen en eventuele bijzonderheden te vermelden.
Registratie tijd op locatie In de rapportage wordt behalve de datum en tijd van begin en einde rit, de adresgegevens en de gereden kilometers ook de tijd op locatie geregistreerd.
Alarm meldingen Diverse alarmen kunnen worden ingesteld zoals b.v. rijden buiten werktijd, accu spanning onder of boven een bepaald niveau, het in en uit rijden van een geozone.
Uitgebreide systeemcontrole In de RRS module vindt gedurende de rit op diverse punten een controle plaats op correcte werking zodat een juiste rapportage geborgd is, bij geconstateerde afwijkingen wordt u onmiddellijk per email hiervan op de hoogte gesteld.
Noodknop De Smartrak is voorzien van een nood knop waarmee een stil alarm gegenereerd kan worden. Bij het activeren van de nood knop krijgt de gebruiker een bevestiging middels een trilsignaal dat het nood bericht verzonden is en vervolgens als het aangekomen is op de server.
RFID Door middel van RFID of een Dallas key kunt u bij meerdere chauffeurs op een voertuig registreren welke chauffeur op welk moment gebruik van het voertuig heeft gemaakt.
Data EU real-time Met real-time map kunt u de laatst bekende positie of gereden route van uw voertuig op kaartmateriaal zien. Binnen de EU landen wordt de data direct verzonden zodat u ingeval van diefstal ook het voertuig in het buitenland kunt traceren.
Data EU achteraf verwerkt Met real-time map kunt u de laatst bekende positie of gereden route van uw voertuig op kaartmateriaal zien. Binnen Nederland worden de ritten en posities real-time getoond, gereden ritten buiten het bereik van het KPN netwerk worden opgeslagen en zodra er weer een connectie is met het Nederlandse KPN netwerk verstuurd naar uw persoonlijk web portaal.
Multi user gebruik In uw persoonlijk portaal kunt u meerdere sub-users toegang verlenen tot uw portaal met indien gewenst door u in te stellen beperkingen. U kunt b.v. een bepaald voertuig aan een sub-user toekennen zodat alleen van dat voertuig de rit gegevens in te zien zijn.
Chauffeurs identificatie Met behulp van een in het voertuig gemonteerde lezer is het mogelijk om via een ID button of RFID voor aanvang van de rit de naam van de Chauffeur aan de rit te koppelen.
Zakelijk / Prive schakelaar Bij gebruik van een schakelaar in het voertuig kan de rit soort ( zakelijk of prive) vooraf bepaald worden zodat er geen correctie achteraf benodigd is.
Geozone en geofencing Een Geozone geeft de mogelijkheid om bij een regelmatig terug kerend adres een aanvullende omschrijving te rapporteren b.v. een bedrijfsnaam of projectnummer. Met geofencing (gebied bewaking) is registratie van het in en uit rijden van een vooraf ingesteld gebied mogelijk en daaraan een koppeling naar een melding per email.

Meer weten?

Heeft u interesse in kilometerregistratie of wilt u meer weten? APS Mobiele Communicatie is uw partner! Wij bespreken graag de mogelijkheden. Neem contact met ons op of vraag vrijblijvend een offerte aan.